Abiball Planung

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Abiball Planung

Der Weg zum erfolgreichen Abiball:

1. Abiball Komitee gründen

Der erste Schritt der Abiball Planung ist die Gründung eines sogenannten “Abiball Komitee”. Innerhalb des Semesters werden jeweilige Fachkomitees für die einzelnen Abi-Projekte (Abiball / Abireise / Abishirt / Abibuch / Abiparty) gebildet. Diese bestehen – je nach Größe des Semesters – jeweils aus drei bis fünf Schülern. Achtet darauf, dass eure Komitees nicht zu groß sind, hierfür gibt es auch einen Grund: Die Meinungen zu vieler Personen sorgen schnell zu ungewollten Meinungsverschiedenheiten, die letztlich mit viel Stress verbunden sind. Die wichtigste Entscheidung, die Wahl der Abiball Location, solltet ihr im Abiball Komitee und anschließend im ganzen Semester abstimmen.

2. Termin für Abiball festlegen

Nach der Wahl der Komitees solltet ihr als zuerst den Termin bzw. die möglichen Termine für euren Abiball erfragen. Sprecht hierzu unbedingt mit eurem Schulleiter / Stufenleiter, normalerweise wird euch ein Termin vorgegeben. Das Datum richtet sich in der Regel nach dem Zeitraum der Abiturprüfungen (inkl. Nachschreibetermine) und der geplanten Abireise. Ein Großteil der Abibälle in Berlin und Brandenburg finden zwei bis drei Wochen vor den Sommerferien statt. Natürlich sind hier die Freitage und Samstage die beliebtesten Veranstaltungstage.

3. Gästeanzahl ermitteln

Eine erfolgreiche Abiball Planung hängt stark von der Wahl der richtigen Abiball Location ab. Zunächst einmal solltet ihr die geplante Gästeanzahl der Veranstaltung bestimmen – eine genaue “Faustformel” für die Berechnung gibt es nicht. Unsere Erfahrungen in den letzten 8 Jahren haben jedoch gezeigt, dass im Schnitt jeder Schüler zusätzlich drei Gäste mitbringt.

Hier ein Beispiel:

100 Schüler im Semester + 300 Gäste (drei Gäste pro Schüler) = 400 Personen gesamt
150 Schüler im Semester + 450 Gäste (drei Gäste pro Schüler) = 600 Personen gesamt

4. Kontaktaufnahme zu Abiservice4you

Steht der Termin und auch die Gästeanzahl fest, ist es der richtige Zeitpunkt, Kontakt zu uns aufzunehmen. :) Am Telefon klären wir die ersten Fragen und vereinbaren im Anschluss einen Termin für einen kostenfreien Beratungstermin inkl. Locationbesichtigung. Anhand der ersten Vorgaben treffen wir bei uns im Team eine Vorauswahl an passenden Angeboten & Locations, die wir euch präsentieren werden.

5. Auswahl Paket und Location

Nun habt ihr die Qual der Wahl: Aus unserem Produktportfolio könnt ihr die passende Location und das Leistungspaket auswählen. Anhand eurer Wünsche und Bedürfnisse können wir euch eine Empfehlung aussprechen – die Entscheidung solltet ihr nach interner Rücksprache im Komitee und Abstimmung im Semester treffen.

6. Vertragsabschluss

Nach finaler Entscheidung zur Location erstellen wir euch einen individuellen Veranstaltungsvertrag. Im Vertrag sind alle Details zum Abiball schriftlich festgehalten. Selbstverständlich werden – vor der Unterschrift – alle Punkte genau besprochen und offene Fragen geklärt. Gerne könnt ihr zu diesem Termin eure Eltern / Vertrauensperson mitbringen. Mit der Unterschrift ist der Termin verbindlich gebucht und ein wichtiger Schritt erledigt! :)

6. Sponsoren suchen

Ein Abiball ist in der Regel mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Um die “finanzielle Last” etwas von euren Schultern zu nehmen ist es sinnvoll, nach geeigneten Abiball Sponsoren zu suchen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten Sponsoren zu akquirieren, die sich finanziell an den Kosten beteiligen. Die Sponsorensuche ist ein relativ komplexes Thema, hierzu haben wir eine eigene Infoseite eingerichtet:

Tipps & Tricks zur erfolgreichen Sponsorensuche

7. Abiball Programm und Deko

Zur Abiball Planung gehört ein unterhaltsames Abiball Programm und eine schicke Abiball Deko. Insbesondere bei der Erstellung vom Programmablauf ist etwas “Fingerspitzengefühl” gefragt :) Gerne unterstützen wir euch bei den beiden Punkten, schließlich soll der besondere Abend ein voller Erfolg werden.

8. It’s Showtime

Alle Vorbereitungen getroffen? Ab geht die Party! :) Feiert bis in die frühen Morgenstunden.

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